Que vous soyez Responsable de l’offre chez un acteur du e-commerce ou de la distribution “classique”, la gestion des informations produits est tout aussi stratégique. Vous le savez mieux que quiconque : collecter, trier, consolider, partager ses données n’est pas toujours chose aisée. Heureusement, depuis plusieurs années, des éditeurs de logiciels ont compris votre douleur et se sont positionnés sur ce marché : Akeneo, Alpia, Wynd, Bynder, Afineo, Adiict, pour ne citer qu’eux…

Cependant, même si ces logiciels ont une vraie valeur ajoutée, ils ont aussi leurs limites. Abordons donc ensemble leurs principaux avantages, leurs défauts et surtout les moyens d’y remédier.

PIM, DAM, PLM… Des avantages indéniables

Les logiciels de types Product Information Management (PIM), Digital Asset Management (DAM), Product Lifecycle Management (PLM), sont de vrais atouts pour les métiers relatifs à la création et la gestion de produits en entreprise.

Premièrement, car ils permettent de créer un référentiel de données unique sur lequel chaque métier, du graphiste au merchandiser, peut se baser. Cela évite les ressaisies dans différents logiciels ou fichiers Excel, et donc les incohérences.

Deuxièmement, car ils sont d’excellents activateurs de productivité. Grâce à leurs multiples fonctionnalités et la connexion avec les autres logiciels structurant de l’entreprise, vous pouvez gagner un temps considérable. Un produit est mis à jour dans le logiciel PIM ? Pas besoin d’aller sur le site web faire de même, tout est automatique !

Enfin, et cette liste n’est pas exhaustive, ils permettent d’être beaucoup plus rigoureux. Dans l’agroalimentaire, où les réglementations sont particulièrement contraignantes et mouvantes, par exemple, il est tout à fait possible de mettre en place des systèmes d’alertes pour prévenir de telle ou telle avarie.

Trop de données, tue la donnée

Bien évidemment, ces logiciels sont des bases de données gigantesques. Peu importe le secteur, la data relative à un produit est souvent riche, très riche : DLC, caractéristiques techniques, visuels, normes, ingrédients, recommandations d’utilisation, et j’en passe… Les Responsables de l’offre se retrouvent vite confrontés à des montagnes de données qu’il devient difficile de contrôler. Ce problème se renforce lorsque les différents départements n’ont pas réussi à se mettre d’accord sur l’utilisation d’une plateforme unique et sur un logiciel “maître de la donnée”.

La situation devient alors presque plus complexe qu’à la bonne époque des fichiers Excel. Les informations relatives au produit X sont hébergées à la fois dans le logiciel PIM, mais aussi dans le logiciel DAM. En effet, si quelques mois après le déploiement de la solution PIM, les créatifs se sont rendus compte qu’elle était sous-dimensionnée pour la gestion des visuels produits, un logiciel DAM est donc venu s’ajouter à la partie.

D’autres situations, assez courantes, peuvent expliquer que malgré leurs avantages les logiciels de gestion des données produits finissent par montrer leurs limites. Vous diversifiez votre offre avec une nouvelle catégorie de produits et votre logiciel n’est pas paramétré en fonction de leurs nouvelles caractéristiques. Vos filiales boudent le logiciel PLM mis en place et continuent de fonctionner avec des fichiers Excel ou des applications tierces. Bref, vous l’aurez compris, la qualité de donnée n’est finalement pas totalement au rendez-vous, alors que c’est la principale raison qui vous a poussée à vous équiper d’un logiciel dédié.

Le MDM pour mieux gérer ses données produits

Pour remédier à cette problématique complexe, deux possibilités s’offrent à vous. La première : démissionner… Mais nous sommes d’accord, ce n’est pas souhaitable ! La seconde : mettre en place une véritable politique de Data Management. C’est certes un peu plus chronophage, mais tellement plus valorisant ! En effet, un projet MDM (Master Data Management) est la clé d’une gestion des données produit efficace et sereine.

Trois grandes étapes sont nécessaires pour mettre sur pied un projet MDM :

  • IDENTIFICATION : vous devez identifier toutes les sources de données de référence. Logiciel PIM ? DAM ? Fichier Excel ? Fournisseurs ?
  • DÉFINITION : vous devez vous pencher sur vos besoins réels et ceux de vos collaborateurs, puis en dresser une liste la plus exhaustive possible. Ces besoins devront ensuite être catégorisés et priorisés. Pensez également à définir les responsabilités et rôles de chacun ainsi que les workflows dédiés à la gestion du cycle de vie produit.
  • CONSTRUCTION : c’est l’étape la plus “technique”, celle de la construction de l’architecture de votre Référentiel.

Une fois le projet MDM mis en place, vous serez à la tête d’une armée de data plus à jour les unes que les autres et prêtes à vous servir. Vous devriez en avoir terminé avec les heures de collecte et de consolidation de données en tout genre. Vous pourrez vous concentrer sur les reportings et l’analyse, votre coeur de métier.

Bien évidemment, ce référentiel devra être constamment maintenu et mis à jour pour qu’il soit pérenne. Et pour cela, comme pour le déploiement du projet MDM en lui-même, mieux vaut se faire accompagner par des experts de la data… À bon entendeur !