Comme tout terme, le mot « Référentiel », en anglais MDM ou Master Data Management, a besoin d’être défini pour que les propos, les concepts, les solutions présentés dans cet article prennent tout leur sens. Évidemment, lorsque nous prononçons « Référentiel », nous pensons « Qui fait référence ». Dans le concept des données, le « Référentiel » est le système qui « fait autorité », qui doit servir de modèle.
Donc, par ce biais, nous aborderons les méthodes, l’organisation et les solutions qui permettent de gérer l’ensemble des données structurantes de l’entreprise et les rendre disponibles à l’ensemble des activités.
Pourquoi Données « structurantes » ?
L’entreprise fonctionne grâce à une série d’activités, réalisées par une personne ou par une machine (ou par les deux), qui s’enchaînent pour produire un résultat. Ces activités, nous les nommerons « Geste métier ». Nous pouvons prendre les exemples suivants : « Livrer un client », « Négocier des conditions d’achat », ou encore « Payer les salaires ». Chacun de ces gestes métiers nécessite une instruction entrante (une transaction) pour produire à son tour une transaction à l’issue. Pour réaliser ce geste métier, il faudra également utiliser les données majeures qui structurent chacune des transactions.
Sur notre exemple :
Nous disons alors que la donnée Client, ici, est une donnée Maître, une donnée structurante ou encore une donnée « Cœur Métier » parce qu’elle est le cœur du processus. Pour le geste métier « Négocier des conditions d’achat », la donnée Maitre est le produit, pour « Payer les salaires », le salarié et l’entité juridique.
Dans la grande majorité des sociétés à visée marchande, nous sommes amenés à traiter les Tiers Clients, les Tiers Fournisseurs et les Produits / Articles.
Autres données de référence
Dans la notion de « Faire autorité », il ne faut pas oublier un autre type de données que nous appellerons simplement les données de référence ou encore les tables de code. Il s’agit de données de paramètre qui permettent d’installer un système unique de codification dans l’entreprise. On y retrouve, dans cette catégorie, la codification des types de tiers, la civilité, la table des codes Pays, les catégories de produit … Avoir une référence, validée par l’ensemble des acteurs, va permettre la transposition en fonction de l’origine de l’information.
Pourquoi c’est important ?
Au sein des organisations, les données référentielles sont généralement dispersées, dupliquées, stockées et gérées dans des applications aussi diverses que variées avec des conséquences souvent très impactantes pour l’entreprise :
- Des coûts exponentiels de maintenance et une perte d’efficacité pour maintenir les données au sein de systèmes hétéroclites.
- Des incohérences et des défauts d’intégrité des données entre ces différentes applications.
- Une absence de supervision des données : quels systèmes utilisent quelles données référentielles et avec quels privilèges ?
- Une mauvaise qualité générale des données de référence liée à une dispersion non maîtrisée des sources de collecte.
- L’impossibilité de déterminer entre 2, quelle version de la donnée est la source de vérité accentuant encore plus l’impression de mauvaise qualité.
Toutes ces conséquences vont avoir comme incidence une baisse de l’efficience opérationnelle, puisque d’une part, un excédent d’énergie va être mis dans la mise en qualité forcée de ces données et d’autre part, surtout, des anomalies risquent de coûter à l’entreprise.
Imaginons que l’adresse du client à livrer est obsolète parce que le dernier changement de son adresse de livraison n’a pas été répercuté sur l’outil logistique : le transport s’avère
inutile ou plus long, le temps de corriger, et le client est insatisfait, donc double peine, coût de transport plus important, manque à gagner sur les prochaines commandes avec la perte potentielle d’un client.
En ai-je besoin ?
La question n’est pas réellement de savoir si nous avons besoin d’un référentiel dans notre entreprise, la question est plutôt de définir comment le matérialiser. Parce que, oui, toutes les organisations ayant au cœur de leur métier un ou plusieurs concepts structurants tels que le tiers ou le produit ont tout intérêt, pour toutes les raisons que nous avons vues ci-dessus, à mettre en place un référentiel.
Dans le paragraphe précédent, nous avons particulièrement mis la lumière sur les impacts négatifs d’un manque de référentiel. Si nous étudions maintenant les impacts positifs, nous pouvons nous rendre compte de toute la valeur qu’apporte une gestion des données de référence.
L’objectif de cette démarche est double :
- Permettre à tous les collaborateurs de disposer des données cœur de l’entreprise uniques, partagées, mises à jour, fiables et intègres, pour assurer, au quotidien, leurs gestes métier.
- Augmenter la valeur du patrimoine des données en termes d’usages métiers : mieux connaître ses clients, mieux mettre en avant ses produits, … c’est assurément une source de valeur ajoutée.
- Contribuer à la réduction des données stockées et donc avoir un impact responsable et durable sur la conservation des données.
Comment le mettre en place ?
La réussite d’un projet de Master Data Management passe par 5 étapes clefs :
- Associer l’enjeu des données de référence à la stratégie de l’entreprise : en quoi maîtriser les données de nos clients va servir nos ambitions ?
- Définir, modéliser la master data et obtenir un consensus dans l’entreprise : Et finalement c’est quoi chez nous un client ? un prospect ? Cette étape va permettre également de lister l’ensemble des propriétés, des attributs de la donnée de référence et d’y apposer des règles de qualité.
- Choisir la meilleure architecture de notre référentiel et identifier les solutions candidates qu’elles soient des logiciels du marché, du best of breed ou des solutions déjà sur étagère.
- Implémenter la solution dans le système et mettre en œuvre l’ensemble des échanges de données entre la brique choisie et l’ensemble des applications du SI.
- Mettre en place une organisation dédiée pour garantir et pérenniser la bonne tenue des données de référence.
Pour y parvenir, nous vous conseillons de vous appuyer sur des experts du MDM et plus largement de la Gouvernance des Données. Ils seront à même :
- De vous accompagner sur les phases amont d’audit et de conseil,
- De vous challenger sur le nouveau modèle organisationnel à mettre en place,
- De vous épauler sur la mise en œuvre, le choix et le déploiement de l’artillerie adaptée à cette conquête (les solutions logicielles nécessaires et dédiées à vos métiers et à votre organisation).
Gilles Fiolet
Directeur de l’Offre & Innovation